“What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important,” Dwight D. Eisenhower, Presiden Amerika Serikat ke-34.
Terlepas dari bidang yang digeluti, karyawan, profesional bahkan eksekutif kerap dihadapkan kepada tugas sehari-hari yang penting, dan membutuhkan perhatian segera. Bisa jadi sudah menjadi pemandangan biasa di setiap kantor, melihat rekan sekerja selalu tampak sibuk bahkan kadang kewalahan.
Pekerja sering dibebani oleh lebih dari satu tugas yang memiliki tenggat waktu berdekatan. Atau tugas-tugas yang sepertinya semuanya harus segera terselesaikan. Memilih mana yang harus dikerjakan lebih dulu, menjadi sesuatu yang sepertinya mustahil. Sibuk bekerja memang terkadang merupakan pertanda bahwa Anda berkomitmen terhadap profesi. Tetapi jika Anda terus-terusan sibuk setiap hari, hingga merasa senewen, bisa jadi sebenarnya ada yang salah dengan cara kerja Anda.
Ada banyak hal yang bisa dilakukan untuk membantu memprioritaskan pekerjaan. Ketika tugas penting telah beralih ke kategori "mendesak" (urgent), pendekatan terbaik adalah dengan memusatkan perhatian penuh Anda di sini. Membuat daftar hal yang harus Anda kerjakan hari ini, bisa membantu menyelesaikan semua tugas dengan baik. Namun, di dunia yang penuh dinamika, hal tersebut tidak selalu berjalan dengan dengan baik. Ada hal-hal yang menyebabkan karyawan harus selalu bersikap fleksibel, serta mengubah prioritas yang mesti dikerjakan. Tak jarang ketika sedang fokus menyelesaikan satu hal, interupsi datang dengan permintaan mendesak dalam hitungan detik Anda harus menentukan apakah itu benar-benar membutuhkan perhatian penuh segera.
Pekerjaan yang penting dan mendesak: Ini yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Kriteria mendesak adalah tugas-tugas yang membutuhkan perhatian dan tindakan segera. Jangan lupa, mereka juga penting untuk Anda,dalam arti menyangkut KPI (Key Performance Indicators) dan reputasi kerja Anda, serta perusahaan. Contohnya, tugas ini harus dikerjakan segera dengan kurun waktu yang sensitif, dan bila tidak dikerjakan segera akan memengaruhi kerja tim secara keseluruhan, hingga reputasi perusahaan Anda bisa rusak. Tentu Anda tidak mau menjadi pihak yang disalahkan bila proyek berantakan, akibat lalai bertindak cepat.
Penting tapi tidak mendesak: Semua hal yang masuk dalam kolom ini adalah pekerjaan yang bisa memajukan tujuan jangka panjang Anda --seperti pencapaian target-- tetapi tidak memerlukan tindakan segera. Atau semua tugas yang berhubungan dengan perencanaan dan strategi bisnis. Tugas ini tidak sensitif terhadap waktu. Artinya, tugas-tugas penting ini bisa ditunda sesaat, untuk mengerjakan hal-hal yang lebih mendesak.
Tidak penting tapi mendesak: Biasanya adalah tugas-tugas kecil, meskipun tidak penting tetapi memerlukan tindakan segera. Sebagai contoh, seorang rekan meminta bantuan untuk memperbaiki komputer mereka (penting bagi mereka, kurang penting untuk Anda), atau ada rekan yang meminta data yang Anda buat bulan lalu. Atasan yang muncul (tidak direncanakan) dan meminta Anda membantunya, seperti pemesanan penerbangan, menelepon klien untuk membatalkan janji temu, memeriksa ulang (cross check) laporan atau data, ini tidak penting tetapi harus segera Anda lakukan.
Tidak penting dan tidak mendesak: Secara umum, hal ini sama sekali tidak akan menimbulkan dampak terhadap kinerja serta karier Anda, dan bisa ditunda sampai semua pekerjaan dalam tiga tabel di atas selesai.
Nah, untuk menghindari stres dan kewalahan dalam bekerja, tentu prioritaskan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan di tabel paling atas. Kemudian setelah selesai baru mengerjakan hal-hal yang ada di tabel berikutnya.
Pekerja sering terlihat pontang-panting sibuk bahkan sampai stres dalam pekerjaan adalah karena kecenderungan mengerjakan berbagai hal, tanpa punya prioritas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Tentu yang utama adalah fokus kepada apa pun yang penting dan mendesak segera. Kemudian baru kerahkan sumber daya berharga Anda untuk hal penting tetapi tidak mendesak. Untuk memutuskan apakah Anda harus segera mengerjakan hal yang mendesak tetapi tidak penting, tanyakan pada diri sendiri: "Apakah hal ini tidak akan mengganggu kinerja dan memengaruhi saya dalam menyelesaikan tugas-tugas saya?". Jika jawabannya adalah: Ya. Kerjakan segera. Bila tidak, menolaklah dengan sopan, beri alasan yang tepat, atau delegasikan tugas tersebut kepada orang lain.
Oh, ya, setelah sukses mengatasi hal-hal yang mendesak dan penting, jangan menyingkirkan apalagi tidak memperdulikan apa pun yang tidak mendesak atau tidak penting. Hal-hal tersebut, sebenarnya bisa membantu Anda untuk menjaga keseimbangan dalam hidup Anda. Seperti chat dengan kawan lama sebentar di sela waktu senggang Anda, sekedar bercanda, atau membuat janji ketemu usai jam kerja.
Terlepas dari bidang yang digeluti, karyawan, profesional bahkan eksekutif kerap dihadapkan kepada tugas sehari-hari yang penting, dan membutuhkan perhatian segera. Bisa jadi sudah menjadi pemandangan biasa di setiap kantor, melihat rekan sekerja selalu tampak sibuk bahkan kadang kewalahan.
Pekerja sering dibebani oleh lebih dari satu tugas yang memiliki tenggat waktu berdekatan. Atau tugas-tugas yang sepertinya semuanya harus segera terselesaikan. Memilih mana yang harus dikerjakan lebih dulu, menjadi sesuatu yang sepertinya mustahil. Sibuk bekerja memang terkadang merupakan pertanda bahwa Anda berkomitmen terhadap profesi. Tetapi jika Anda terus-terusan sibuk setiap hari, hingga merasa senewen, bisa jadi sebenarnya ada yang salah dengan cara kerja Anda.
Ada banyak hal yang bisa dilakukan untuk membantu memprioritaskan pekerjaan. Ketika tugas penting telah beralih ke kategori "mendesak" (urgent), pendekatan terbaik adalah dengan memusatkan perhatian penuh Anda di sini. Membuat daftar hal yang harus Anda kerjakan hari ini, bisa membantu menyelesaikan semua tugas dengan baik. Namun, di dunia yang penuh dinamika, hal tersebut tidak selalu berjalan dengan dengan baik. Ada hal-hal yang menyebabkan karyawan harus selalu bersikap fleksibel, serta mengubah prioritas yang mesti dikerjakan. Tak jarang ketika sedang fokus menyelesaikan satu hal, interupsi datang dengan permintaan mendesak dalam hitungan detik Anda harus menentukan apakah itu benar-benar membutuhkan perhatian penuh segera.
Cara menentukan prioritas
Buatlah Tabel ‘Penting dan mendesak’: Dari semua hal di daftar pekerjaan Anda, cobalah kategorikan dalam sebuah tabel.Pekerjaan yang penting dan mendesak: Ini yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Kriteria mendesak adalah tugas-tugas yang membutuhkan perhatian dan tindakan segera. Jangan lupa, mereka juga penting untuk Anda,dalam arti menyangkut KPI (Key Performance Indicators) dan reputasi kerja Anda, serta perusahaan. Contohnya, tugas ini harus dikerjakan segera dengan kurun waktu yang sensitif, dan bila tidak dikerjakan segera akan memengaruhi kerja tim secara keseluruhan, hingga reputasi perusahaan Anda bisa rusak. Tentu Anda tidak mau menjadi pihak yang disalahkan bila proyek berantakan, akibat lalai bertindak cepat.
Penting tapi tidak mendesak: Semua hal yang masuk dalam kolom ini adalah pekerjaan yang bisa memajukan tujuan jangka panjang Anda --seperti pencapaian target-- tetapi tidak memerlukan tindakan segera. Atau semua tugas yang berhubungan dengan perencanaan dan strategi bisnis. Tugas ini tidak sensitif terhadap waktu. Artinya, tugas-tugas penting ini bisa ditunda sesaat, untuk mengerjakan hal-hal yang lebih mendesak.
Tidak penting tapi mendesak: Biasanya adalah tugas-tugas kecil, meskipun tidak penting tetapi memerlukan tindakan segera. Sebagai contoh, seorang rekan meminta bantuan untuk memperbaiki komputer mereka (penting bagi mereka, kurang penting untuk Anda), atau ada rekan yang meminta data yang Anda buat bulan lalu. Atasan yang muncul (tidak direncanakan) dan meminta Anda membantunya, seperti pemesanan penerbangan, menelepon klien untuk membatalkan janji temu, memeriksa ulang (cross check) laporan atau data, ini tidak penting tetapi harus segera Anda lakukan.
Tidak penting dan tidak mendesak: Secara umum, hal ini sama sekali tidak akan menimbulkan dampak terhadap kinerja serta karier Anda, dan bisa ditunda sampai semua pekerjaan dalam tiga tabel di atas selesai.
Nah, untuk menghindari stres dan kewalahan dalam bekerja, tentu prioritaskan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan di tabel paling atas. Kemudian setelah selesai baru mengerjakan hal-hal yang ada di tabel berikutnya.
Pekerja sering terlihat pontang-panting sibuk bahkan sampai stres dalam pekerjaan adalah karena kecenderungan mengerjakan berbagai hal, tanpa punya prioritas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Tentu yang utama adalah fokus kepada apa pun yang penting dan mendesak segera. Kemudian baru kerahkan sumber daya berharga Anda untuk hal penting tetapi tidak mendesak. Untuk memutuskan apakah Anda harus segera mengerjakan hal yang mendesak tetapi tidak penting, tanyakan pada diri sendiri: "Apakah hal ini tidak akan mengganggu kinerja dan memengaruhi saya dalam menyelesaikan tugas-tugas saya?". Jika jawabannya adalah: Ya. Kerjakan segera. Bila tidak, menolaklah dengan sopan, beri alasan yang tepat, atau delegasikan tugas tersebut kepada orang lain.
Oh, ya, setelah sukses mengatasi hal-hal yang mendesak dan penting, jangan menyingkirkan apalagi tidak memperdulikan apa pun yang tidak mendesak atau tidak penting. Hal-hal tersebut, sebenarnya bisa membantu Anda untuk menjaga keseimbangan dalam hidup Anda. Seperti chat dengan kawan lama sebentar di sela waktu senggang Anda, sekedar bercanda, atau membuat janji ketemu usai jam kerja.
Sumber : qerja.com
