Kata Kaizen (baca: kai-seng), secara harafiah Kai = merubah dan Zen = lebih baik. Secara sederhana pengertian kaizen adalah usaha perbaikan berkelanjutan untuk menjadi lebih baik dari kondisi sekarang. Ada juga orang yang menyebutnya dengan istilah Kaizen Teian yang artinya: "Kaizen" berarti "perbaikan terus-menerus", sementara "teian" artinya "sistem". Jadi, Kaizen Teian artinya adalah suatu sistem perusahaan yang komprehensif yang dilakukan dalam rangka perbaikan terus menerus untuk mencapai kondisi yang lebih baik dari hari ini,sehingga bisa membawa napas baru dalam setiap perusahaan/organisasi. Sasaran utama dari Kaizen adalah menghilangkan pemborosan-pemborosan yang tidak memberikan nilai tambah produk atau jasa dari perspektif para konsumen. Pemborosan-pemborosan itu perlu dieliminir karena menimbulkan biaya-biaya yang menyebabkan berkurangnya profit.
William Edwards Deming menjadi nama yang memiliki reputasi sangat tinggi di Jepang. Kontribusinya sangat signifikan dalam kemajuan perekonomian Jepang. Dunia industri dan bisnis di Jepang berhasil mendunia, karena ajaran Deming tentang kontrol kualitas secara total. Produk-produk yang dimanufaktur di Jepang menjadi lebih unggul di dalam persaingan secara global. Akhirnya Kaisar Jepang di tahun 1960 memberikan penghargaan kepada Deming. Di Amerika Serikat, Deming menjalankan bisnis konsultan bagi banyak perusahaan multinasional. Kisahnya yang terkenal adalah ketika Deming sukses mengantarkan Ford yang merugi menjadi perusahaan otomotif yang paling menguntungkan mengalahkan GM dan Chrysler. Presiden Reagan dari AS memberikan medali
nasional kepada Deming di tahun 1987.
Tehnik-tehnik yang diajarkan Deming membawa banyak perusahaan semakin produktif dan berkualitas, pangsa pasar meningkat sementara biaya menurun. Perencanaan di dalam manajemen harus mencakup strategi jangka panjang yang mengutamakan peningkatan kualitas dan pengurangan biaya serta limbah.
Kaizen telah menjadi kunci kesuksesan kompetitif Jepang dan sudah banyak diadaptasi dalam beragam metode aplikasi. Salah satu perusahaan yang sukses dalam menerapkan kaizen ini adalah Toyota. Selain dalam dunia bisnis, kaizen juga dapat diaplikasikan kepada pengembangan diri seperti yang diajarkan oleh Anthony Robbins dengan istilah CANI (Constant And Never-ending Improvement/ perbaikan yang berkelanjutan) serta Robert Maurer sebagai prinsip perbaikan pribadi.Elemen inti dari kaizen adalah kemauan untuk berubah, maju dan memprioritaskan kualitas, selalu memberikan upaya yang konsisten, keterlibatan seluruh pegawai, dan komunikasi. Kedisiplinan dan kerjasama tim adalah yang utama dalam meningkatkan moral pekerja untuk menjalankan siklus mutu kaizen. Semua karyawan harus memberikan saran demi perbaikan.
Pelajaran manajemen yang diajarkan oleh Deming adalah :
- Menciptakan tujuan yang konstan dalam meningkatkan kualitas produk agar kompetitif, unggul dalam persaingan.
- Berani berubah untuk mengambil tanggung jawab dalam memimpin serta menghadapi tantangan.
- Mengurangi ketergantungan akan pengawasan dengan membangun sistem produksi yang bermutu tinggi.
- Meminimalkan biaya keseluruhan dan membangun hubungan yang terpercaya dengan suplier.
- Membuat suatu sistem pendidikan untuk pengembangan diri para karyawan, pelatihan pekerjaan dan kepemimpinan.
- Mendorong supervisi yang membantu orang dan mesin bekerja secara lebih baik.
- Menghilangkan kekhawatiran dan kecemasan agar orang-orang bekerja dengan efektif.
- Menghilangkan penghalang antar departemen agar seluruh karyawan saling bekerja sama dengan baik.
- Menghilangkan slogan, angka-angka yang tak penting, sasaran dan kuota, serta apapun yang tak berguna dalam mengelola pegawai.
- Membuat semua karyawan aktif berpartisipasi dalam transformasi dan mencapai perubahan demi kemajuan perusahaan.
Beberapa hal yang perlu dihindari oleh manajemen menurut Deming adalah:
- Ketidak konsistennya tujuan.
- Menekankan pada keuntungan dalam jangka pendek saja.
- Evaluasi kinerja tahunan, angka-angka yang tertulis yang tak perlu.
- Biaya-biaya yang berlebihan.
- Manajemen yang kurang baik.
Manajemen yang kurang baik bagi Deming adalah:
- Perencanaan jangka panjang yang kurang diutamakan.
- Terlalu bergantung pada teknologi dan teori-teori manajemen.
- Tidak mengembangkan solusi untuk meningkatkan kualitas produk.
- Menyalahkan para karyawan lain, bagian inspeksi, departemen kendali mutu,daripada bertanggung jawab sebagai manajer, supervisor, dan para pekerja sebagai penentu kualitas.
- Banyak beralasan serta kurang komunikatif dan berinisiatif dalam bekerja sama mencapai tujuan perusahaan.
Kunci Pelaksanaan Kaizen
Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan just in time atau kaizen dalam kegiatan industri yaitu :
1. Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan.
2. Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size)
3. Menghilangkan pemborosan
4. Memperbaiki aliran produksi
Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja yaitu 5-S yang antara lain :
- Konsep Seiri (整理) atau pemilahan
- Konsep Seiton (整頓)
- Konsep Seiso ( 清掃 )
- Konsep Seiketsu (清潔)
- Konsep Shitsuke (仕付 )
5. Menyempurnakan kualitas produk
6. Orang-orang yang tanggap
7. Menghilangkan ketidakpastian
8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang
Konsep Kaizen
Konsep kaizen meliputi beberapa hal, yakni : (www.tazakigroup.com)
1. Konsep 3 M (Muda, Mura, dan Muri)
Konsep ini dibentuk untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mencapai efisiensi.
a. Muda (無駄) diartikan sebagai pengurangan pemborosan atau kesia-siaan.
b. Mura (村) diartikan sebagai pengurangan perbedaan.
c. Muri (無理) diartikan sebagai pengurangan ketegangan.
2. Gerakan 5 S (seiri, seiton, seiso, seiketsu dan shitsuke)
Konsep 5 S pada dasarnya merupakan proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan, kebersihan, dan kedisiplinan di tempat kerja. Konsep 5 S merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, empat bidang sasaran pokok industri yang meliputi:
a. Efisiensi Kerja
b. Produktifitas Kerja
c. Kualitas Kerja
d. Keselamatan Kerja dapat lebih mudah dipenuhi.
3. Konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA (plan, do, check action) sebagian sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen. Hal ini berguna dalam mewujudkan kebijakan untuk memelihara dan memperbaiki atau meningkatkan standar. Siklus ini merupakan konsep yang terpenting dari proses kaizen (Imai, 2005: 4).
Rencana (plan) berkaitan dengan penetapan target untuk perbaikan, karena kaizen adalah cara hidup, maka harus selalu ada perbaikan untuk semua bidang, dan perumusan rencana guna mencapai target tersebut. Periksa (check) merujuk pada penetapan apakah penerapan tersebut berada pada jalur yang sesuai rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan. Tindak (action) berkaitan dengan standarisasi prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya (Imai, 2005: 5).
4. Konsep 5 W + 1 H
Salah satu pola piker untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan kaizen adalah dengan teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5 W + 1 H (what, who, why, where, when dan how).
Perbedaan Kaizen dan Inovasi
|
KAIZEN
|
INOVASI
|
|
1. Orientasi Umum
2. Orientasi pada Manusia
3. Perhatian pada Pendalaman
4. Dibangun dengan Tenologi
yang ada.
5. Informasi terbuka,
dibagikan
6. Kelompok Kerja
|
1. Orientasi pada Keahlian
2. Orientasi pada Teknologi
3. Perhatian Lompatan Jauh
4. Cari Tenologi Baru
5. Informasi tertutup
Perorangan
6. Individual
|
Penerapan Kaizen
Dalam menerapkan Kaizen, para pemimpin perusahaan atau organisasi di negara Jepang berpegang pada dua prinsip, antara lain :
- Memerlukan proses atau cara kerja yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Dengan proses atau cara kerja demikian, kita bisa bekerja lebih cekatan (bukan bekerja lebih berat). Untuk mendapatkan proses yang baik, para pemimpin perusahaan perlu mengetahui sumber masalah-masalah, kemudian meminta ide/gagasan/solusi dari semua karyawannya. Bagaimanapun juga, merekalah yang menjalani pekerjaan sehari-hari/dekat dengan pekerjaannya. Biasanya, solusi terbaik adalah solusi yang paling sederhana, logis, dan mudah dilaksanakan.
- Memilih gagasan-gagasan yang sekiranya bisa atau memungkinkan untuk dilaksanakan kemudian menrapkannya dan bersabar menunggu hasilnya. Ternyata, satu perbaikan kecil yang dilakukan dalam perusahaan atau organisasi akan dapat menghasilkan dampak yang besar, dimana waktu dan uang dapat dihemat. Para karyawan pun semakin bersemangat kerja, karena mereka melihat ide-ide mereka diterima dan dilaksanakan oleh perusahaan.
Sasaran utama dari kaizen adalah menghilangkan pemborosan-pemborosan yang tidak memberikan nilai tambah produk atau jasa dari perspektif konsumen. Pemborosan-pemborosan itu perlu dieliminir, karena akan menimbulkan biaya-biaya yang menyebabkan berkurangnya profit. Disamping itu konsumen tidak mau kalau harus menanggung biaya-biaya yang tidak perlu tersebut.
Kaizen dilakukan oleh semua lapisan karyawan, mulai dari level operator sampai dengan top manajemen. Dua pilar utama kaizen adalah QCC/QCP (Quality Control Circle/Project) dan SS (Suggestion System). Budaya kaizen di sebuah perusahaan atau organisasi dapat tumbuh jika ditopang oleh kedua pilar tersebut. Dan kedua pilar tersebut dibangun di atas pondasi dengan yang kita kenal sebagai masalah.
Kaizen memiliki konsep berpikir mengenai masalah sebagai berikut :
- Masalah adalah kumpulan sesuatu yang berharga yang memicu munculnya ”ideperbaikan” tiba-tiba menjadi muncul. Biasanya kalau tidak mengalami sedang kesulitan, maka “ide perbaikan” tidak akan muncul.
- Bila ada kesalahan segera perbaiki.Pertanyakan cara kerja yang sekarang, lebih baik memikirkan cara untuk melaksanakan perbaikan daripada mencari alasan mengapa tidak bisa. Hindarkan alasan-alasan/teori klasik.
- Jangan mengandalkan penggunaan uang untuk kaizen, lebih baik melakukan kaizen atas pekerjaan dulu daripada equipment. Dan yang terpenting, jangan menunggu sempurna, 50% terealisir sudah baik.
- Melihat dengan mata kepala sendiri, cari penyebab sesungguhnya dengan jujur dengan mencari sebabnya, sehingga akar permasalahan dapat diketahui dengan baik.
- Kaizen itu tidak terbatas, karena ruang yang paling luas di dunia ini adalah ruang untuk membuat perbaikan. Disini rumus yang digunakan adalah “dibanding ‘pengetahuan’ 1 orang masih lebih baik ‘ide’ 10 orang”.
- Dalam melakukan kaizen, keselamatan kerja karyawan dan kualitas jangan dilupakan, karena memberikan keuntungan bagi perusahaan.
SOURCE
Cane, 1998. Establishing Kaizen Culture, Circuit Assemble, November, pp. 57-58
Handayani, 2005. Kaizen Culture, Education and Training, New York: Irwing Professional
Hitoshi Takeda, 2006. The Change Management Handbook, New York: Irwing Professional
Hirano, 2005, Productivity by Kaizen, april, pp. 30-34 http://id.shvoong.com/tags/kaizen/#ixzz2S0i91xFy http://id.shvoong.com/business-management/management/2058338-sikap-danbudaya-kerja-5s/#ixzz2S0irb6U0
Kristianto,1995, Budaya Organisai yang Positif, Jakarta: Airlangga
Masaaki Imai, 2005. Budaya Kaizen, Jakarta: Pustaka Utama
Tazakigroup, 2000. Budaya Kaizen yang Unik, Jakarta : Gramedia
www.tazakigroup.com
0 komentar:
Posting Komentar